Kur AI automatizacija smulkiam verslui sutaupo tikras valandas

AI automatizacija skamba kaip kažkas didelėms įmonėms. Iš tikrųjų labiausiai ji praverčia mažam verslui, kur tas pats žmogus aptarnauja klientus, išrašo sąskaitas ir vakarais atsakinėja į laiškus. Štai kur automatizacija realiai grąžina valandas ir kur jos geriau nekišti.

Kur automatizacija sutaupo laiko

Sąskaitos faktūros

Jei kiekvieną sąskaitą pildote ranka, kopijuodami kliento duomenis iš laiško, tai pirmas kandidatas. Kai užsakymas ar rezervacija patvirtinama, sistema pati sugeneruoja sąskaitą su teisingu numeriu, PVM ir kliento rekvizitais ir išsiunčia ją el. paštu.

Pavyzdžiui, sodybai „Bebrynė prie Luodžio“ sukūrėme rezervacijų ir sąskaitų portalą. Kai rezervacija patvirtinama, sąskaita susigeneruoja automatiškai, ir niekam nebereikia jos pildyti ranka.

Rezervacijų patvirtinimai ir priminimai

Patvirtinimas iškart po rezervacijos, priminimas dieną prieš, informacija apie atvykimą ar parkavimą. Tokie laiškai kaskart beveik vienodi, todėl juos gali siųsti sistema. Klientas jaučiasi pasirūpintas, o jūs nesėdite prie telefono.

Užklausos į lentelę ar CRM

Užklausos ateina iš svetainės formos, el. pašto, Facebook žinučių. Automatizacija gali jas surinkti į vieną Google Sheets lentelę ar CRM su data, kontaktais ir tuo, ko žmogus klausė. Nė viena užklausa nepasimeta, o savaitės pabaigoje matote, kas dar laukia atsakymo.

Atsakymų į dažnus klausimus juodraščiai

Kainos, darbo laikas, terminai, pristatymas. AI gali parašyti atsakymo juodraštį pagal jūsų pačių paruoštą informaciją. Jūs perskaitote, prireikus pataisote ir išsiunčiate. Svarbu, kad tai būtų juodraštis, o ne automatinis siuntimas.

Savaitės ataskaitos

Kiek rezervacijų, kiek užklausų, kiek išrašyta sąskaitų, kas dar neapmokėta. Užuot rinkę skaičius iš kelių sistemų, pirmadienio rytą gaunate vieną laišką su viskuo.

Visi šie darbai turi tris bendrus bruožus. Jie kartojasi, turi aiškias taisykles, o rezultatą vis tiek mato žmogus, todėl klaidą lengva pastebėti. Tokius darbus ir verta atiduoti sistemai pirmiausia.

Ko neautomatizuoti

• Skundų ir jautrių situacijų. Nepatenkintam klientui reikia žmogaus, ne šablono.
• Kainų derybų ir individualių pasiūlymų. AI gali padėti paruošti juodraštį, bet sprendžiate jūs.
• Proceso, kuris dar nenusistovėjęs. Jei kaskart darote kitaip, automatizacija tik pagreitins chaosą. Pirma susitvarkykite patį procesą.
• To, kas vyksta kartą per metus. Automatizacijos sukūrimas gali užtrukti ilgiau nei pats darbas.

Ir dar vienas dalykas. Viskas, kas klientui išsiunčiama jūsų įmonės vardu, turi būti tikrinama, kol sistema neįrodė, kad veikia be klaidų.

Kaip pradėti nuo mažo

1. Savaitę užsirašinėkite pasikartojančius darbus. Ką darote kasdien ar kas savaitę ir kiek tai užtrunka.
2. Išsirinkite vieną. Tą, kuris dažniausias, nuobodžiausias ir turi aiškias taisykles. Dažniausiai tai sąskaitos arba patvirtinimo laiškai.
3. Pradėkite nuo turimų įrankių. Daug ką galima padaryti su tuo, ką jau naudojate: Google Sheets, el. paštu, svetainės forma. Naujos brangios programos pirmam žingsniui dažniausiai nereikia.
4. Kelias savaites tikrinkite rezultatą. Kol būsite tikri, kad viskas veikia teisingai.
5. Tik tada imkitės kito darbo.

Viena gerai veikianti automatizacija naudingesnė nei penkios pusiau veikiančios.

Norite pažiūrėti, kurį savo darbą galėtumėte atiduoti sistemai? Parašykite hello@windstudio.lt arba paskambinkite +370 5 241 6817. Pradėsime nuo vieno dalyko ir pažiūrėsime, ar jis tikrai sutaupo laiko.